Automatisierung juristischer Arbeit durch Legal Tech Software

Automatisierung innerhalb einer Kanzlei

Bei Kanzleien muss zwischen der Automatisierung immer wieder ähnlich anfallender Basisarbeit und der Automatisierung einzelner Rechtsbereiche unterschieden werden.

Erstere betrifft vor allem das Kanzleimanagement, die Aktenverwaltung und diverse Aufgaben des Sekretariats. Hier lässt sich etwa durch den Einsatz moderner, cloud-basierter Law Practice Management Software und Legal Chatbots Zeit einsparen. Chatbots können z.B. automatisiert ausgewählte Mandanten-Daten aufnehmen und daraus selbständig Vollmachten erstellen oder bereits erste Fragen beantworten, ähnlich den FAQ (frequently asked questions) auf Kanzlei-Websites.

Auch die Teilautomatisierung ganzer Arbeitsbereiche ist in einigen Rechtsgebieten umsetzbar, teilweise bis zu einer Automatisierungstiefe von 80%. Hier gibt es Work-Flow-Automation Software, die über Schnittstellen mit Dokumentenanalyse- und Dokumentenautomations-Software verbunden werden kann. Insbesondere eignet sie sich für Rechtsbereiche, die eine Häufigkeit an ähnlich wiederkehrenden Texten (z.B. Bussgeldbescheide im Verkehrsrecht oder Bescheide im Sozialrecht) aufweisen. Auch arbeitsrechtliche Abfindungen und Ansprüche im Fluggastrecht oder Mietrecht können automatisiert betrachtet werden. In diesen Bereichen lassen sich Schreiben mit OCR-Tools intelligent analysieren und aus den daraus gewonnen Daten bereits fertige Schriftsätze in eine Dokumentenautomations-Software zur weiteren Bearbeitung hochladen. Hier besteht grosses Potenzial für Kanzleien, Zeit und Kosten einzusparen.

Automatisierung innerhalb einer Rechtsabteilung

Die Automatisierung der juristischen Arbeit einer Rechtsabteilung gestaltet sich hingegen völlig anders, denn Legal Departments unterscheiden sich in ihren Anforderungen von Kanzleien deutlich.

Neben der Grundvoraussetzung des papierlosen Arbeitens und dem Verwalten aller Dokumente innerhalb eines modernen Dokumenten-Management-Systems, liegen die Herausforderungen vor allem in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen des Unternehmens und mit externen Kanzleien.

Hier muss man zunächst eruieren, welche Anforderungen an die Rechtsabteilung regelmässig gestellt werden. In Schritt zwei werden alle bisherigen Arbeitsabläufe untersucht und auf ihr Automatisierungspotenzial hin überprüft (Schritt drei). Dies geschieht durch In-House-Workshops, in direkter Zusammenarbeit mit den einzelnen Counseln. Danach wird pro Anwendungsbereich eine optimal passende Softwarelösung vorgeschlagen und in das bestehende System über Schnittstellen (APIs) integriert. Gibt es am Markt keine passende Lösung, wird eine solche in Zusammenarbeit mit Programmierern entwickelt.

Übliche Tools sind hier, je nach Größe und Bedarf der Rechtsabteilung, u.a. Contract Management Tools, Matter Management und Knowledge Management Tools, Software zur Vertrags-Automatisierung und -Analyse, Legal Spend Management Tools und Compliance Chatbots.

Als übergreifende Lösung sollte zusätzlich noch eine Work-Flow-Automation installiert werden. Diese sorgt für das automatische Zusammenwirken mehrerer der genannten Softwarelösungen. Insgesamt lässt sich dadurch die Effizienz und die Qualität der juristischen In-House-Arbeit um ein Vielfaches erhöhen.